ENGLISH SUMMARY OF THE PODCAST - MØDEGANGEN

Why No One Wants to Read the Appendices: Enhancing Meeting Efficiency Through Better Documentation

This podcast episode delves into the issues surrounding the use of meeting appendices, exploring why attendees often avoid reading them and the impact on meeting effectiveness. The two hosts discuss the necessity of appendices for ensuring structured and productive decision-making processes, highlighting three main approaches:

  1. Full Transparency: In this method, all raw materials and documents are shared with all meeting participants. While this promotes transparency and equal access to information, it also risks overwhelming attendees with too much data, making it difficult for them to prepare effectively. This can lead to decision fatigue and ineffective meetings where participants are either underprepared or unable to focus on key points.
  2. Single Perspective Filtering: Here, one person reviews all materials, condenses them, and presents a single summary or recommendation. This method is time-efficient and can streamline the decision-making process. However, it carries significant risks of bias, as the summary reflects only one person's perspective. This can result in a lack of engagement and ownership from other team members, who may feel excluded from the preparatory process and less invested in the outcomes.
  3. Balanced Condensation: The preferred approach is to have one person summarize the key points, possible solutions, and relevant questions in a concise manner. This method strikes a balance between transparency and efficiency. It allows participants to prepare adequately without being overwhelmed, ensuring a more inclusive and well-rounded discussion. This requires trust in the person preparing the summary and their ability to remain objective and consider multiple perspectives.

The podcast highlights that well-prepared appendices can significantly improve meeting efficiency by providing clear, concise information that outlines the problem, potential solutions, and key discussion points. Effective appendices help create a structured and focused environment for decision-making.

To enhance the quality and utility of appendices, the hosts recommend several best practices:

  • Clear Objectives: Appendices should explicitly state the problem they aim to address and the goals of the meeting.
  • Concise Summaries: Information should be condensed into manageable sections, highlighting the most critical points and potential solutions.
  • Guided Questions: Including reflective questions can help guide the discussion and ensure that all relevant aspects are considered.
  • Preparation Guidelines: Providing an estimated reading time and instructions on how to approach the appendix can help participants manage their preparation more effectively.

The episode also underscores the importance of fostering a shared culture and understanding within the organization regarding the use and preparation of appendices. Developing common standards and expectations can lead to more consistent and productive meetings.

In conclusion, the podcast encourages listeners to critically evaluate their current practices around meeting appendices and seek ways to improve them. By doing so, they can enhance the overall effectiveness of their meetings, ensuring that decisions are well-informed and that all participants are engaged and prepared.

 

TO BE DELETED

### Opslag 1: Effektivisering af Møder med Gode Bilag

🔍 **Hvorfor gider ingen læse bilagene til møderne?**

Mange af os har oplevet det: Vi møder op til et møde uden at have læst bilagene. Men hvad nu hvis vi kunne ændre det og gøre vores møder mere effektive?

📌 **3 konkrete råd til bedre bilag:**
1. **Vær tydelig og præcis**: Sørg for, at bilagene klart beskriver problemet og målet.
2. **Inkluder spørgsmål**: Stil refleksive spørgsmål i bilagene for at guide diskussionen.
3. **Kondenser informationen**: Gør bilagene korte og overskuelige. Det hjælper alle med at forberede sig bedre.

💬 **Hvordan arbejder I med bilag i jeres virksomhed? Del jeres erfaringer i kommentarfeltet!**

🎙️ Lyt til den nyeste episode af "Mødegangen" og bliv inspireret til at forbedre dine møder. Besøg vores univers med podcast, virksomhedsspil og uddannelse her [link].

#effektiveMøder #mødegang #virksomhedsudvikling

 

### Opslag 2: Fra Tunge Bilag til Effektive Møder

🚀 **Er dine møder dræbende og uproduktive?**

Bilagene kan være synderen. Ved at optimere måden, vi laver bilag på, kan vi skabe mere dynamiske og produktive møder.

📌 **3 tips til bedre mødebilag:**
1. **Klar målsætning**: Hvad er formålet med mødet? Bilagene skal afspejle dette.
2. **Korte resuméer**: Giv et overblik, der er let at forstå og hurtigt at læse.
3. **Forberedelsestid**: Estimér, hvor lang tid det tager at læse bilaget, så deltagerne kan planlægge deres tid.

👥 **Hvordan sikrer I effektive møder? Del jeres bedste tips og tricks i kommentarerne!**

🎧 Gå ikke glip af den nyeste episode af "Mødegangen". Oplev vores univers med podcast, virksomhedsspil og uddannelse og bliv klogere på, hvordan du kan forbedre mødekulturen i din virksomhed [link].

#arbejdsglæde #mødeeffektivitet #forretningsudvikling

### Opslag 3: Bilag der Skaber Værdi

💡 **Savner du bedre struktur i dine møder?**

Bilagene kan være nøglen til at skabe klarhed og struktur. Men det kræver, at de er udarbejdet korrekt.

📌 **3 skridt til værdiskabende bilag:**
1. **Fokus på problem og løsninger**: Bilagene skal pege klart på, hvad der skal diskuteres og besluttes.
2. **Gennemsigtighed og tillid**: Alle skal have adgang til de samme informationer, men i kondenseret form.
3. **Spørgsmål der skaber dialog**: Bilagene skal indeholde spørgsmål, der inviterer til refleksion og dialog.

🤔 **Hvad er jeres erfaring med bilag? Hvad fungerer, og hvad fungerer ikke? Del jeres tanker!**

📢 Lyt til den seneste episode af "Mødegangen" og udforsk vores univers med podcast, virksomhedsspil og uddannelse. Få inspiration til at forbedre dine møder her [link].

#ledelse #effektivkommunikation #mødekultur

---

Jeg håber, disse opslag hjælper dig med at engagere dit netværk på LinkedIn og sprede budskabet om "Mødegangen".

23.Hvorfor_er_der_ingen_der_gider_at_lse_bilagene.mp3

[00:00 - 00:12] Hvorfor er der ingen, der gider læse bilagene? Hvad skal vi overhovedet med dem? Alle lange og mega mange bilag. Altså, jeg nåede det ikke.
[00:13 - 00:26] Ja, jeg orkede det ikke. Vi læser dem alligevel altid på mødet. Ja, der kan være mange grunde til, at bilagene til vores møder lander uheldigt i forhold til udbyttet af møde og målet
[00:26 - 00:38] med dem. For hvordan kan bilagene være med til at skabe en klar rød tråd mellem møderne, så møderne bliver forbundet og ikke optræder som øde øer? I denne
[00:38 - 00:45] episode af Mødegang lyser vi på bilagene til vores møder. Vi undersøger kvaliteten af og forventningsafstemningen omkring brugende bilag.
[00:46 - 00:53] Og vi trykker os alle lidt på maven, både i forhold til udarbejdelse og anvendelse af bilagene.
[01:06 - 01:16] i vores mødeværksted, hvor vi i hver episode stiller skarp på et enkelt element i det gode møde. Hvis ikke du har lyttet med tidligere, ja, så lyt gerne med her alligevel. Det betyder ingenting. Og senere, ja, så kan du jo dykke ned i en af de øvrige episoder.
[01:22 - 01:33] Her i mødegangen har vi i hver episode en case fra vores fiktive ledelsesteam. Dem skal vi nu besøge. Jeg har modtaget oplægget til kundeanalyse fra det ene af de byråer, vi aftalte. Jeg sender det lige rundt, så I alle kan se det. Jens fik på seneste møde en opgave.
[01:36 - 01:46] Han skulle kontakte et par byråer og få et bud på, hvordan de vil gennemføre en kundeanalyse. Planen er, at de i ledelsesgruppen på det kommende møde skal drøfte om kundeanalyser skal laves på en anden måde end i dag, og om de indhandlede bud kan bruges.
[01:47 - 02:00] Fedt, skrev Adrian i et svar til alle på mail. Henriette, der er leder for gruppen, skrev, Jeg synes ikke, vi alle skal bruge tid på det her. Jens, jeg synes, at du skal beholde oplæggene hos dig selv og lave en enkelt sides bilag til næste møde.
[02:01 - 02:06] Derefter kommer der ingen yderligere svar, men til det næste ledelsesmøde har Jens sin konklusion med.
[02:08 - 02:21] Jeg indstiller, at vi ikke ændrer vores nuværende procedurer for kundeanalyse i det, jeg har modtaget en række forslag, der på ingen måde vil give os bedre indsigt, end vi har i dag. Så Mette, i den her case, der får vi faktisk serveret tre forskellige modeller, man kan lave bilag på.
[02:21 - 02:33] Altså, der er det, Jens han starter med at foreslå, hvor han bare siger, alt hvad jeg får, det deler jeg med jer alle sammen, så vi alle sammen læser det, og alle ser det samme. Ja. Og så er der det, han ender med at gøre, og bare sige, jeg har kigget på det, stål på mig, det duer ikke,
[02:33 - 02:45] det vi allerede gør, det er meget bedre. Ja. Og så er der den i midten, som egentlig er det, lederen foreslår, nemlig, tag nu og læs det her igennem, og så lave ensides bilag. Så det er egentlig tre forskellige måder, at lave bilag på, som vi kunne snakke lidt om.
[02:45 - 02:57] Men hvorfor er det egentlig, at vi overhovedet skal have bilag til møder? Ja, det er i hvert fald det, den her episode skal handle om. Altså, hvad er det, vi skal med bilagene, og hvordan skal de egentlig hjælpe os i de processer, vi har til møderne? Ja.
[02:57 - 03:06] Så når vi har møder, så er noget af det, vi bruger tid på, det er jo at skulle tage beslutninger i et fælles kollegialt samarbejde.
[03:06 - 03:16] Og når vi skal tage beslutninger, så har vi tidligere talt om, at det kræver nogle gode processer. Og en del af en god proces, det er, at man kommer forberedt til møderne.
[03:16 - 03:28] Og i den forberedelse, der kan bilagene være en hjælp. Ja, og der er faktisk en del videnskabelige materialer omkring det her med beslutninger, Ja, og der er faktisk en del videnskabelig materiale omkring det her med beslutninger, som også underbygger det her med, hvor vigtig processen er i forhold til en beslutning.
[03:31 - 03:46] Fordi det er jo processen, der giver ejerskab i forhold til at gå ud og eksekvere bagefter. Ja, fordi hvis vi kigger på casen, og vi kigger på, hvad Jensen ligesom har valgt her, hvad er det for et ejerskab, der bliver fra de øvrige af hans kollegaer til den her beslutning om at sige, at vi fortsætter med det kundeanalyse, vi har allerede.
[03:46 - 03:58] Jo, og hvilke muligheder har de for at bidrage med noget som helst på det møde? Ja, så vi har den her tredeling. Altså fra den ene yderlighed, hvor der er virkelig meget på bilagene. Altså alle får
[03:58 - 04:10] alt. Det kræver meget tid op at sætte sig ind i alle de bilagene, når man skal komme forberedt til et møde. Og så hele vejen over til den anden ende, hvor der er en, der har overblikket, og på den måde, så skal folk
[04:10 - 04:21] ingen tid bruge på at forberede sig. Nej, så den ene ende, det er, at alle ved alt om det hele. Og den anden ende, det er, at der er kun en, der kender til baggrunden, og han har også kondenseret det til den ene beslutning,
[04:21 - 04:32] der skal gå, og det kan man så sige ja eller nej til. Så det er sådan to nærmest ubehagelige yderpunkter, kan man sige. Fordi når mange oplever, at de spiller tid ved møder, og man har den der følelse af,
[04:32 - 04:42] at møder er bare dræbende, så handler det jo faktisk om mødematerialet. Altså enten, at der er for lidt, så vi bare skyder med det, vi nu lige har, uden at være forberedte,
[04:42 - 04:54] eller at der er for meget. Vi er ved at drukne i information og kan ikke finde ud af at prioritere, hvad er vigtigt og hvad er ikke vigtigt af det her. Så derfor, det her med bilag er helt centralt, hvis vi skal snakke om, hvordan man kan få nogle bedre møder. Ja, så det vi tuner
[04:54 - 05:03] ind på i den her episode, det er jo at snakke om kvaliteten af de her bilag, som der er til vores møder. Hvordan skal de sættes sammen? Hvordan skal de læses? Hvordan skal
[05:03 - 05:12] de guides i at blive anvendt ind i mødet? Ja, og kan vi lige prøve, nu havde vi de der to yderpunkter, og det kan måske nok virke karakteret,
[05:12 - 05:22] men det er altså også det, man i praksis tit ser. Så kunne vi ikke lige prøve først at se, hvad er egentlig fordele og ulemper ved dem? For der er jo den der, at alle ved alt om alting, og jeg må sige, at jeg ser det ofte.
[05:23 - 05:33] Grupper, der skal samarbejde, så laver de en boks, eller en Dropbox, eller et fælles sted i filsystemet, og så vælter de bare alt råmateriale derinde i. Og det er jo velment, når man gør det.
[05:34 - 05:46] Fordi jeg tænker, at der skal være gennemsigtighed, alle skal have lige tilgang, alle skal have lige meget viden, og det skal være gennemsigtigt. Så det er jo en af fordelene ved at give mulighed for, at alle ser alt materiale.
[05:46 - 05:58] Ja, det er det. Og så kan man sige, er meget information det samme som god information? Nej, det er det på ingen måde. Men man undgår jo den der bias, der vil være ved, at nogen har bearbejdet det, fordi her, der kan alle gå ind og kigge på det samme og forholde
[05:58 - 06:04] sig til det. Ja, men ulempen, det er jo, at der er så meget, at vi risikerer, eller der er
[06:04 - 06:13] stor sandsynlighed for, at folk har faktisk ikke kunne overskue og trække noget som helst ud af det, og måske har de ikke engang overskuet at bruge tid på at læse alle billederne, fordi det er simpelthen for voldsomt.
[06:13 - 06:25] Det er simpelthen for voldsomt. Jeg er lige blevet indkaldt til et bestyrelsesmøde her i næste uge, hvor der simpelthen er så meget materiale, at jeg tænker, nu skriver jeg til formanden og siger, er det ikke ved at tage overhånd med alt det her materiale? For ligesom om nu alt, hvad der skal frem, det skal bare sendes også inden. Og når du
[06:25 - 06:37] siger det, så kommer jeg til at tænke på, at jeg var til et møde for en måneds tid siden, hvor der også var mange bilag, men det var faktisk ikke fordi, at hver enkelt bilag var meget voldsom, men fordi alle punkterne havde flere bilag. Så til sammen, så
[06:37 - 06:48] blev mødet meget bilagstungt. Ja, det lyder som om, du var til et møde, hvor der faktisk var lidt for mange punkter. Ja. Altså man kan jo sige på et møde, sådan lidt firkantet sagt, så enten skal vi beslutte noget på et dagsordens punkt,
[06:48 - 06:57] eller vi skal drøfte noget på et dagsordens punkt, eller vi skal orientere noget på et dagsordens punkt. Og i hvert fald til beslutninger, der skal der være et bilag. Og det handler om det, du snakkede om med processen.
[06:57 - 07:06] Og det kan også være en god idé ved drøftelse og en fin idé ved orientering, men ved beslutninger, der skal der være det. men ved beslutninger, der skal der være det. Og hvis man har sådan en dagsorden, hvor der er for meget materiale og for mange beslutninger,
[07:10 - 07:23] så er der noget, der tyder på, at man ikke har fået designet sit møde særlig godt. Så kort opsummeret, hvis alle skal have adgang til alt, og bilagsmængden bliver meget stor og kompleks, så er fordelen den der gennemsigtighed, og ulempen er, at det bliver for omfangsrigt. Ja, og urealistisk. Ja.
[07:25 - 07:38] Tidskrævende. Hvis vi så går over den anden ende der, hvor der så er, som i casen her, en, der har kigget på alt det materiale, og så ligesom kondenseret det og kommet med ét forslag, og det er det, der er bilaget. Og så skal vi lige huske, at det her
[07:38 - 07:50] det er jo Jens i ledergruppen, så det her materiale, det går faktisk på, om han skal gøre noget, han allerede gør på en anden måde. Ja. Hvor vild er det lige, vi er med det? Så det er ret forudsigeligt, at konklusionen er, at der ikke er en bedre måde, end den, jeg allerede gør.
[07:50 - 08:01] Ja, og der peger du så på en af udfordringerne ved det her. Det er, at vi har den der forforståelse selv. Så når vi sidder og skal kigge på de billeder, altså det materiale, vi skal træffe beslutninger ud fra,
[08:01 - 08:11] så er vi allerede forudbestemt, eller vi er i hvert fald meget påvirket af, hvorfra vi selv kigger fra. Det er vi, og ved du hvad, det er menneskeligt. Altså selv de dygtigste ledere, som siger, at jeg samler information,
[08:12 - 08:23] før jeg tager en beslutning, ja, men vi har nok en tendens til at lede efter de informationer, der understøtter det, vi allerede har tænkt. Ja, og i forlængelse af det, ulempen ved det her, det er jo, at det bliver ikke et processpunkt, det her bilag.
[08:23 - 08:35] Ingen ejerskab overhovedet, du var inde på det før? Ja, fordi at han har ligesom allerede bilaget peget på løsningen, så derfor er der ikke nogen process på mødet. Så er der overhovedet nogen fordele, Venke? Ja, der er en fordel, det går hurtigt.
[08:38 - 08:49] Ja, hvis alle mødeledelserne er enige om, at det kan være, at de har samme forståelse som Jens, så kan det være, at de umiddelbart synes, at det er en god proces, at Jens har gjort det nemmere for dem. Men det er ikke sikkert, at vi så får taget den bedste beslutning
[08:49 - 09:02] på baggrund af det her arbejde. Det bliver lidt en skueproces, det her. Hvad har han samlet alle de der billeder for, hvis det bare er det, det skal bruges til? Og så er det den fine, gyldne middelvej, som lederen foreslår. Og hun siger, kan du ikke lige lave en side
[09:02 - 09:14] som et beslutningsoplæg? Så Henriette her, hun er faktisk inde på at finde en velmevej og en hensigtsmæssig vej ind i at arbejde med bilag. Ja, og det er den bedste måde at gøre det på.
[09:14 - 09:23] Og lad os skitsere de fordele, der er ved den her måde at arbejde på. Og en af måderne, det er jo, at vi kompleks reducerer.
[09:47 - 09:58] Det er jo, at vi kompleks reducerer. Altså, at der er mange løsningsforslag, der er mange cases, der er mange vinkler på det her. Og nu prøver vi at gøre det kort og præcis, så dem, der skal bruge bilaget, de kan hurtigt få et overblik og hurtigt sætte sig ind i, h er en person her, som vi giver mandatet og sætter sig ind i det her og kondenserer det for os andre. Så det kræver selvfølgelig, at vi har noget tillid til den, der laver det bilag. Og at vedkommende kan lave den der kondensering. Og kondenseringen bygger jo enten på mønstre eller på forskellige perspektiv.
[10:01 - 10:13] Altså, hvis vi ser det på den her måde, så kunne det være det her løsningsforslag. Hvis vi så det fra en anden vinkel, vil det være det her løsningsforslag. den her måde, så kunne det være det her løsningsforslag. Hvis vi så det fra en anden vinkel, vil det være det her løsningsforslag. Altså at vedkommende formår at kigge efter mønstrene og på den måde sætte nogle forskellige scenarier op. Ja, og så skal vedkommende samtidig kunne finde ud af ikke at blive
[10:13 - 10:23] forelsket i en bestemt løsning, fordi det er jo faktisk det, der sker, når man sætter sig ned og laver et beslutningsoplæg. Så sætter man sig jo ned og arbejder sig ind i en sag og får viden frem om en
[10:23 - 10:35] sag. Og faktisk, så er det ofte sådan, at problemerne, de løser faktisk sig selv, når man begynder at arbejde med dem, fordi så står løsningen klokkeklart. Og hvis løsningen står alt for klokkeklart, så sker der jo det samme, som Jens gør her.
[10:35 - 10:38] Der er en vej, siger jeg eller nej. Pistolen får panden oplæg, ikke?
[10:39 - 11:05] Så det er den der bias igen. Man kan blive blind over for flere muligheder, og man på den måde også kan være lukket, når man så sidder til selve mødet, og ens kollegaer begynder at komme med nogle andre perspektiver eller nogle andre bl mennesker i spil på noget på samme tid.
[11:09 - 11:16] Så vi skal jo netop have den gode samtale og den gode drøftelse på mødet, sådan at vi får kvalificeret vores beslutning og går ud og eksekverer den bagefter. Det er det, der er ønsket med det. Ellers så kunne vi jo lige så godt lade være med at holde et møde.
[11:20 - 11:31] Så hvis vi lige samler op på fordele og ulemper på det her med at finde mellemvejen, hvor der er en, der ligesom sætter sig ned og kondenserer de scenarier eller tiltag, der er i spil, så er fordelen, at vi andre har nemmere ved at gå til bilagsmaterialet,
[11:31 - 11:43] altså både tidsmæssigt, men også i forhold til overblik. Udfordringen er, at vedkommende kan blive forelsket i en af forslagene, og på den måde har den der bias med, at man betoner det anderledes end de andre.
[11:44 - 11:55] Ja, og udfordringen i forlængelse af det er også det her med, at det kræver faktisk nogle kompetencer at lave et godt beslutningsoplæg. Det er svært at lave et beslutningsoplæg, som lægger op til en god drøftelse på et møde.
[11:55 - 12:08] Det kræver også, at du har mulighed for sådan at lege lidt djævelens advokat på dig selv. Og det kræver også, at du tænker en smule i facilitering. Altså, hvad er det, jeg gerne vil have folk til at bidrage med på det her oplæg? Og djævelens advokat,
[12:08 - 12:19] er det sådan de der blind spots, man selv kan have? Hvad er det, jeg ikke er opmærksom på her? Hvad er det for en udfordring, jeg ikke selv er opmærksom på, at det her, det kan give? Altså, den måde, at man stiller sig selv de der kritiske spørgsmål indtil. Jeg har brugt det selv
[12:19 - 12:31] flere gange som leder, hvor jeg har arbejdet så meget med noget, eller tænkt så længe over noget, at jeg synes, der er en klokkeklar vej, og den er svær at give slip på. Men så har jeg ofte gjort det, at jeg har lagt frem, og så har jeg sagt, skyd den ned.
[12:32 - 12:43] Hvad kan I sige imod det her? Hvad er der at holde? Har kommet med det nu? Skyd på mig, det er nu, vi skal have det skudt ned. Så det du faktisk har gjort, det er, at du helt eksplicit har bedt dem om at være et jævnløs advokat. Altså, du har i tale sat det og sagt, det er det, vi skal nu.
[12:44 - 12:54] Altså, det er jo ret sejt, og det er faktisk også en ret spændende proces at være i, fordi så er det jo, at man opdager gudmander. Jeg har faktisk ikke blik for det hele. Der er noget, jeg har nogle blind spots på. Og så vil jeg så sige, at det havde været endnu bedre,
[12:54 - 13:01] hvis noget af det der var kommet frem i fællesskabet. Fordi så ville der være endnu mere ejerskab for det. Jeg synes, det er et fint afsæt, Venke.
[13:01 - 13:10] Nu har vi ligesom kigget på fordele og ulemper fra den ene ende af brugen af bilag til den anden ende, og så det her midterleje, hvor vi kondenserer det.
[13:10 - 13:21] Og det kunne være et fint afsæt til at sige, okay, hvis vi så skal have et godt bilag, hvad er et godt bilag så? Altså hvad indeholder et rigtig godt bilag? Kunne vi prøve at lave nogle form for kriterier for det?
[13:21 - 13:31] Ja, altså først og alt, så skal det meget, meget klart og tydeligt beskrive, hvad er det egentlig for et problem, vi vil løse med det her. Hvad er målet med bilaget? Hvad er målet med bilaget? Ja, og så
[13:31 - 13:44] er der jo også noget med, at de scenarier eller tiltag, bilaget så indeholder, de skal beskrives korte og præcis. Ja. Hvad er sagen her? Hvad er problemerne? Hvad er måske mulighederne?
[13:44 - 13:55] Ja, kort og præcist. Og i så forlængelse af det, at man også allerede i billedet peger på, hvilke udfordringer er der så i de forskellige muligheder, eller løsninger, eller scenarier, vi sætter op i billedet.
[13:55 - 14:07] Og det er rigtig godt, at man allerede der har tænkt på nogle åbne, refleksive spørgsmål, man stiller i billedet. Og at det så er dem, som er udgangspunktet for samtalen til mødet i processnakken. Så man kan jo sige, som
[14:07 - 14:19] den, der har sat sig ind i sagen og skal lave bilaget, så må man spørge sig selv om, hvad er det for nogle spørgsmål, jeg har nu? Ja. Og så få dem formuleret. Fordi det er klart, kan man gå ind til et møde med nogle klare spørgsmål, så er man altså allerede
[14:19 - 14:30] langt i at få lavet en god samtale. Ja, vi har tidligere talt om tænketid og forberedelsestid. Man får jo plantet nogle frø hos dem, der sidder og læser billeder, og så begynder de jo at arbejde i deres tænkning på,
[14:30 - 14:40] hvad tænker de om løsningens forslag eller perspektiver på de her spørgsmål, som der bliver stillet i billedet. Så altså noget med at være tydelig i, hvad er målet,
[14:40 - 14:53] beskrive tiltagene eller løsningsmodellerne i billedet kort og præcis, og så det her med at stille nogle spørgsmål op, som peger på, hvad er udfordringerne i de her løsningsmodeller. Andre ting, venne, der er vigtige i et godt bilag?
[14:53 - 15:02] Det kan være godt at have nogle tommelfingerregler i forhold til, hvor langt sådan et bilag skal være. Prøv at udfordre sig selv på at gøre det kort. Det tager tid at skrive noget kort og præcis.
[15:02 - 15:14] Men det er jo en kæmpe gave, du giver dine kolleger, at du faktisk får det kondenseret klart. Jeg kommer til at tænke på det der med, hvor lang tid man skal bruge på det, og vi arbejder jo alle sammen meget forskelligt og i tempo og så videre.
[15:14 - 15:26] Men det kan alligevel være meget godt, at man har sådan en guideline til, når man sender bilaget ud, at man estimerer, hvor lang tid skal man cirka bruge på det her bilag, og hvordan skal man læse det? Altså, så et godt bilag hænger
[15:26 - 15:38] også sammen med, hvordan det bliver præsenteret for ens kollegaer. Hvordan skal de bruge bilaget? Og hvordan kunne man kort og præcis skrive det til dem, når man sender bilaget ud? Jeg har faktisk en lidt sjov case på det der, da jeg var meget grøn som administrerende direktør,
[15:38 - 15:49] der havde vi nogle problemer med en ejendom. Og så siger min bestyrelsesformand til mig, send lige lejekontrakten på den her ejendom. Og det tog jeg bogstaveligt, så jegsesformand til mig, send lige lejekontrakten på den her ejendom. Og det tog jeg bogstaveligt, så jeg gik hjem og sendte hele lejekontrakten til hele bestyrelsen.
[15:49 - 16:01] Min formand, han er meget professionel og er formand for mange bestyrelser. Og jeg fik simpelthen en nærmest lige højre af ham, hvor han sagde, det der, det gør du bare ikke igen. Du sender ikke så mange sider til bestyrelsen. Nej, skriv en side
[16:01 - 16:14] om, hvad det handler om. Og jeg kan huske, jeg tænkte bagefter, at det var simpelthen så fint, fordi det tvang mig jo til selv at sætte mig ind i sagen, og selv at tage ansvar for sagen på en helt anden måde, end det der med, nu har jeg så sendt de her, jeg ved ikke hvor mange sider,
[16:14 - 16:24] som Gud og hver mand skal spille deres tid på. Så det var den hårde måde, jeg lærte det på, da jeg var helt ny og grøn ud i det der med ledelse. Jeg synes, det er et fint eksempel, fordi i det der siger du faktisk, at
[16:24 - 16:35] når man laver bilaget, så er man faktisk i gang med at forberede den proces, der skal være på mødet. Altså både sin egen forberedelse, men også de processer, man tænker, der skal være samtalens facilitering på mødet.
[16:35 - 16:46] Så det er faktisk en ret fin pointe, Venke, og vi skal have respekt for hinandens tid. Vi skal netop have respekt for hinandens tid. Ja, vi skal både have respekt for vores private tid, men bestemt jo også vores arbejdstid.
[16:47 - 16:59] Altså hvad er det, vi bruger tid på i arbejdsopgaverne? Ja, det der med respekt for tid, det handler jo så netop om, at man tager dialogen ind på møderne. For man kunne jo godt misforstå den derhen, hvor man sagde, jamen så lader vi være med at mødes om det.
[16:59 - 17:12] Så tager jeg bare en beslutning. Men så er det, at man får alle de der bilaterale grene bagefter på eksekveringsudfordringer, man ikke lige fik gennemtænkt, fordi man ikke lige fik talt ordentligt om det forinden. Bilaget er faktisk også,
[17:12 - 17:23] at vi træner følgeskabet. Det er det bestemt. Fordi hvis vi har bilaget, så kan vi bedre følges af. Og vi har snakket om tidligere, at mange har den der tendens med alt for meget materiale, og alt for meget bliver delt,
[17:24 - 17:31] eller alt for lidt, og dermed har man de dårlige møder. Og det er jo fordi, som vi også har talt om, det er faktisk svært at lave et godt bilag, som ligger op til en god beslutningsproces.
[17:32 - 17:39] Så derfor er der jo desværre mange, som vælger at sige, jamen så tager vi slet ikke beslutninger inde på mødet, vi tager dem bilateralt, en til en.
[17:39 - 17:52] Og det har jo også den fordel, og nu laver jeg gåseøjne ud i luften, at man sådan kan tage højde for, at folk jo er forskellige. Folk skal have serveret ting forskelligt, folk skal lyttes til forskelligt, så det kan være noget mere trygt at tage det en til en, end at gøre det samlet.
[17:52 - 18:02] Fordi hvad nu hvis der sidder fire ekstroverte og en introvert og skal diskutere noget, og så bliver det svært for mig som leder eller som facilitator at få det til at fungere, så er det mere trygt at tage det en til en.
[18:02 - 18:14] Men offeromkostningen ved det er bare helt enorm. Ja, fordi når du sidder der i en til en, så skal du godt nok kunne have et godt overblik over, og du kan komme til at sidde i situationer, hvor dem, du sidder en til en med,
[18:14 - 18:25] siger noget helt andet end dem, du sad og snakkede med en til en i en anden sammenhæng. Altså, det kræver virkelig et stort overblik for dig, hvis du skal kunne gennemføre en beslutningsproces på baggrund af en til en-en-samtaler.
[18:25 - 18:34] Og så kan man sige lidt karakteret, det har den fordel igen i gåseøjne, at der er så kun en, der har overblikket. Og det er den, der holder alle en-til-en-samtaler, og det er jo en giga-ulempe.
[18:34 - 18:46] Fordi i det, der misser vi jo alt det der, der foregår i rummet, når folk samtaler på kryds og tværs og inspirerer hinanden. Så derfor ind på mødet med de beslutninger gennem et ordentligt beslutningsoplæg. Jeg synes faktisk,
[18:46 - 18:58] du nævner der et yderligere kriterie. Altså, vi har snakket om, hvad er et godt bilag? Hvordan ser det ud? Og der synes jeg faktisk, du lige nu nævner det her med, at et godt bilag har ikke kun én løsning. Altså, man er opmærksom på,
[18:58 - 19:08] at det her bilag, det skal præsentere en form for muligheder. Ja, og vel at mærke nogenlunde ligeværdige muligheder. Ja, og vel at mærke nogenlunde ligeværdige muligheder. Ja, fordi venke, det her, det kan jo være en kulturændring.
[19:08 - 19:19] Altså det her, det kan være, at i nogle virksomheder i organisationer, der har vi ikke engang et fælles sprog for, hvad et godt bilag er, eller hvad vi skal med bilagene. Man kunne jo lave sådan en stopprøve på sig selv og sige,
[19:19 - 19:31] hvis der er trådt en ny medarbejder ind her i vores virksomhed eller vores organisation, og vedkommende spurgte, hvordan behandler I bilag, eller hvordan udarbejder I bilag? Hvad vil medarbejderne så svare? Altså har vi egentlig et fælles afsæt for,
[19:33 - 19:45] hvad et bilag er, hvad et godt bilag er, og hvad vi skal med det, og hvordan vi skal bruge dem til at kvalificere vores møder? Og her kan man, hvis man sådan skulle generalisere lidt, så kan man sige, her er det offentlige altså noget bedre end det private, fordi der er jo mange i det offentlige, som arbejder med en metode,
[19:45 - 19:57] hvor der ligesom er en forside på alle bilag, som er det her klare, kondenserede referat. Og så yder mere der og siger, okay, hvad er det egentlig, vi skal opnå med det her? Hvorfor skal vi tale om det, og hvad skal der komme ud af det? Ja, så du tænker, at nogle steder,
[19:57 - 20:09] altså hvis man tog sådan en vandring rundt i det danske arbejdsliv, så ville du se meget stor forskel på kvaliteten af bilagene, og hvordan man arbejder med dem på arbejdspladserne. Så det er også en kultur, man over tid kan ændre på.
[20:09 - 20:21] Man må godt både som leder kigge nærmere på, hvordan vi arbejder med bilag, men det kan man faktisk også som almen medarbejder. Det her er jo et ledelsestime, Venke, men bilag hører også til på andre former for møder,
[20:21 - 20:33] altså teammøder for eksempel. Så man vil jo lige meget på hvilket niveau man holder møder, altså teammøder for eksempel. Så man vil jo lige meget på hvilket niveau man holder møder, kunne kigge på, hvordan bruger vi bilaget til at kvalificere de samtaler og beslutningsprocesser, vi skal have på vores møder.
[20:33 - 20:43] Ja, og tilbage til mit eksempel med Hufvejkontrakten før, så kan man jo spørge sig selv, når man laver et bilag, gør jeg det her for at komme af med noget viden, så folk de selv kan kigge på det, eller gør jeg det for
[20:43 - 20:53] faktisk at sætte mig ind i noget og hjælpe folk til at få et overblik over det? Ja, du beskriver det nærmest som sådan en autopilot. Det er den nemme løsning. Jeg sender bare det hele afsted. Så er det videre, ikke også?
[20:54 - 21:05] Hvor den anden det faktisk er, at jeg laver et stykke arbejde nu for mine kolleger. Jeg laver et stykke arbejde, som skal gøre det lettere for mine kolleger at sætte sig ind i noget. Kan man egentlig sige, at bilaget bliver også en slags data?
[21:05 - 21:17] Altså i stedet for at have big data, altså bare det hele, så skal vi have noget smart data. Ja, og det bliver også et fælles afsæt. Du snakkede før om, hvor vigtig beslutningsprocessen er, men den proces skal jo have et eller andet afsæt,
[21:17 - 21:29] og det er jo det, bilaget gør. Det får jo ligesom sat rammen for, hvad er det for en samtale, vi har omkring det her tema. Ja, så Venke, Henriette, hun har fat i noget. Ja. Men Jens, han har misforstået det.
[21:29 - 21:40] Eller kan ikke helt se det. Eller har måske heller ikke kompetencerne til faktisk at sætte de der forskellige perspektiver og løsningsmuligheder op, eller kondensere de tilbud eller forslag, han har fået ind.
[21:40 - 21:51] Og Henriette har jo en anden gang, der gjorde hun jo netop det, at hun lagde den her opgave med at sætte sig ind i noget og samle det ind et andet sted end hos den, det er vedrørt. Det kan selvfølgelig godt have en betydning, at det er faktisk Jenses
[21:51 - 22:03] område, han sidder og arbejder med her. Så det kunne være to perspektiver, Henriette kunne have på det her. Hun kunne prøve at finde ud af, om der var noget, altså at Jensen havde brug for enten træne eller lære, eller
[22:03 - 22:13] hun kunne tænke, at det kan være, at der var en anden, der skulle faktisk have den her opgave at udarbejde bilagene. Ja, det er en disciplin at udarbejde effektive og meningsfulde bilag.
[22:14 - 22:26] Vi vil nu samle op på samtalen og kondensere tre væsentlige pointer. Først og fremmest må det slås fast, at det er nødvendigt med bilag, når vi ønsker at føre gode beslutningsprocesser.
[22:26 - 22:35] Bilagene skaber overblik, struktur, gennemsigtighed og fastholdelse. Og dermed kan beslutningsprocessen holdes i hånden hele vejen til målet.
[22:36 - 22:48] Dernæst skal bilag kondensere pointer, perspektiver, muligheder, forslag osv. for at motivere og skabe rammen for en realistisk forberedelse for mødedeltagerne.
[22:48 - 22:56] Bilaget er og bør være en hjælp, og der kan med fordel laves en læseguide, der inkluderer en tidsramme for læsning af bilaget.
[22:57 - 23:09] Endelig kan det på arbejdspladsen være relevant at få et fælles sprog og forståelse for, hvordan bilag bruges til møder. En kortlægning af forventninger til, hvordan et bilag udarbejdes og anvendes.
[23:10 - 23:21] Så har vi et fælles afsæt for brugende bilag til vores møder. Ja, bilag skal være en meningsfuld følgesvend til møderne. Så ledes denne episode om bilag.
[23:21 - 23:33] Vi har nørdet ned i et vigtigt element i vores møder, og vi håber, at du synes, at det er lige så relevant og har nørdet ned i et vigtigt element i vores møder, og vi håber, at du synes, at det er lige så relevant og interessant at dykke ned i. Vi vil nemlig gerne, at bilagene kommer i spil på den gode måde, og dermed
[23:33 - 23:45] har værdi for mødels udbytte. Vi synes, at du skal kigge forbi vores Facebook-side og give os en kommentar på denne episode. Det vil være fedt, for det er godt at mærke jeres følgeskab, og vi vil gerne, at I
[23:45 - 23:58] spiller os gode, og så takker vi på forhånd. Endelig her til slut. Send gerne denne episode videre til andre, hvis du kunne lide det, du hørte, og hvis du tænker, at andre også kan have glæde af at lytte med. Tak, fordi du lyttede med.
Rul til toppen